Definisi manajemen kantor
Manajemen kantor merupakan aktivitas yang berhubungan langsung dengan sistem manajemen dalam konteks kantor. Sistem manajemen di dalam kantor ini merupakan bagian dari manajemen yang menyediakan informasi sesuai dengan bidang administrasi yang diperlukan untuk membantu efektivitas pelaksanaan suatu kegiatan. Untuk memahami hal ini, Anda perlu memahami pentingnya manajemen kantor. Ada banyak yang menganjurkan definisi manajemen kantor. Secara keseluruhan, ada dua sumber untuk memahami manajemen kantor, pendapat umum dan ahli.
Berikut Ini Telah Kami Kumpulkan Yang Bersumber Dari Laman https://memphisthemusical.com/ Yang Akhirnya Saya Tuliskan Disini.
Pahami administrasi Kantor umum
Secara umum pengertian manajemen kantor adalah kegiatan perencanaan keuangan, penagihan dan pencatatan, kepegawaian dan distribusi barang, serta logistik dalam suatu organisasi. Biasanya seorang karyawan yang bertanggung jawab untuk ini disebut sebagai juru tulis kantor atau manajer kantor.
Pengertian manajemen kantor terbagi menjadi dua bagian yaitu pengertian manajemen kantor secara luas dan manajemen kantor yang ketat. Pengertian manajemen kantor secara luas adalah kerjasama yang sistematis dan terkoordinasi sesuai dengan pembagian tugas sesuai dengan struktur organisasi yang terdapat didalamnya, guna mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Pengertian administrasi perkantoran dalam arti yang lebih sempit mencakup semua kegiatan teknis untuk melaksanakan pekerjaan operasional, pemberian informasi bagi pengelola dan untuk mendukung kelancaran pengembangan organisasi.
Dasar-dasar administrasi kantor oleh para ahli
Menurut WH EVANS
Pada tahun 1963 dinyatakan bahwa administrasi perkantoran merupakan fungsi yang berkaitan dengan pengelolaan dan pengendalian semua tahapan operasi perusahaan yang berkaitan dengan penggunaan informasi, penyimpanan dan komunikasi organisasi.
Menurut Institut Manajemen Administrasi
Pada pertengahan 1990-an ditemukan bahwa manajemen kantor adalah cabang manajemen yang berfokus pada layanan untuk memperoleh, mencatat, dan menganalisis semua informasi yang direncanakan atau dikomunikasikan yang berguna untuk mengamankan aset organisasi dan mempromosikan layanan yang mengatur diri sendiri untuk mencapai tujuan organisasi.
Menurut George Terry
Pada tahun 1966, ia menyatakan bahwa manajemen kantor merencanakan, mengendalikan dan mengatur suatu pekerjaan kantoran dan menjadi motor penggerak bagi yang menjalankannya agar tujuan yang ditetapkan dapat tercapai.
Menurut Arthur Grager
Pada tahun 1958, administrasi perkantoran berperan dalam mengelola layanan dokumen dan komunikasi suatu organisasi.
Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson
1950 mengatakan administrasi kantor adalah cabang manajemen yang berbicara tentang melakukan pekerjaan secara efisien di kantor di mana dan kapan pekerjaan harus dilakukan.
Fungsi administratif
Menurut Quible (2001), terdapat lima jenis fungsi pendukung administrasi di kantor, yaitu fungsi rutin, fungsi teknis, fungsi analitik, fungsi interpersonal dan
Fungsi manajemen. Lihat uraian di bawah untuk lebih jelasnya.
Fungsi interpersonal
Fungsi interpersonal, yaitu fungsi administrasi yang memerlukan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan dan keterampilan dalam hubungannya dengan orang lain, misalnya B. koordinasi tim.
Fungsi teknis
Fungsi teknis adalah fungsi administratif yang membutuhkan keputusan, pendapat, dan keterampilan yang tepat.
Fungsi rutin
Fungsi rutin yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal, termasuk pengarsipan dan pengadaan.
Fungsi analisis
Fungsi analitik merupakan fungsi administratif yang membutuhkan pemikiran kritis dan kreatif serta kemampuan untuk mengambil keputusan, seperti keputusan pembelian.
Fungsi manajemen
Peran manajerial yaitu manajemen yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran dan motivasi.
Tugas administrasi kantor
Terima panggilan
Petugas kantor biasanya adalah orang terpenting yang bertanggung jawab untuk komunikasi melalui telepon, penerimaan, dan panggilan telepon eksternal. Keterampilan komunikasi yang baik dibutuhkan. Menjawab panggilan biasanya merupakan tugas wajib untuk kantor kecil hingga menengah. Tidak seperti perusahaan besar, biasanya ada area lain seperti layanan pelanggan.
Buat agenda kantor
Dalam hal komunikasi telepon, seringkali ada partner yang ingin bertemu dengan manajemen atau departemen lain. Tugas manajemen kantor sekarang juga diperlukan untuk menyiapkan agenda untuk kegiatan tersebut. Namun untuk dapat menjadwalkan rapat perlu dilakukan komunikasi dengan departemen lain agar jadwal dapat diatur dengan baik dan tidak timbul konflik.
Entri data perusahaan
Nah, menjadi bagian penting dari kantor mana pun untuk pekerjaan ini biasanya adalah soal entri data (tinjauan data). Data transaksi dari pelanggan, data konsumen dan informasi lainnya dirangkum. Namun, tidak semuanya dikelompokkan sendiri. Jika perusahaan sudah memiliki departemen lain, mis. Misalnya, departemen gudang, pekerjaan administrasi kantor biasanya hanya ringkasan yang telah dikerjakan oleh departemen lain.
Administrasi kantor harus ketat. Data seperti alamat, nomor telepon, dan lainnya harus dikelompokkan bersama untuk mempermudah pencarian.
Buat file data
Agar data dapat dikelola dengan mudah, maka harus diarsipkan. Ini juga merupakan tugas manajemen kantor. Hal ini memungkinkan data dokumen dan semuanya diatur dengan baik.
Tujuan manajemen kantor
Tujuan dari proses administrasi untuk manajemen kantor adalah untuk mencapai tujuan secara efisien, yang berarti dapat memenuhi persyaratan teknis, ekonomi dan psikologis.
- Ekonomis, berarti adil dan masuk akal, atau tidak murah dari segi biaya.
- Secara psikologis. Dalam arti tertentu, ada kepuasan.
- Secara teknis. Dalam arti yang berarti atau berguna.
- Tujuan dapat dicapai melalui penerapan fungsi manajemen yang tepat. Jadi tujuan lengkap dari manajemen kantor adalah sebagai berikut:
- Membuat semua informasi tersedia sepenuhnya bagi pihak-pihak yang perlu menjalankan tugas organisasi secara efektif dan efisien.
- Menyimpan catatan yang relevan, mutakhir (terkini), dan bertanggung jawab agar laporan dianggap lengkap.
- Mendukung perusahaan / organisasi dalam memelihara dan memenuhi kebutuhan perusahaan.
- Berikan saran, laporan, dan biaya yang berguna.
- Hati-hati dan berikan layanan efektif kepada mitra atau pelanggan.
Ruang lingkup manajemen kantor
Administrator bertanggung jawab dalam penjadwalan pekerjaan pegawai, mengawasi pegawai, meminta pengadaan sarana dan prasarana yang dianggap perlu, atau memperbaiki peralatan kantor yang ada.
Berikut ini adalah seluruh ruang manajemen kantor:
Aktivitas kantor
Informasi yang termasuk dalam lingkup manajemen kantor meliputi:
- Organisasi kantor (organisasi kantor)
- Perencanaan kantor
- Kontrol kantor
- kantor pers
Tempat kerja kantor
Beberapa fasilitas / fasilitas yang termasuk dalam manajemen kantor adalah:
- bangunan
- Lokasi kantor
- Batin
- peralatan
- Mesin kantor
Elemen manajemen oleh para ahli
Beberapa ahli telah memaparkan beberapa unsur administrasi secara umum. Berikut penjelasannya:
Sondang P Siagian
Adapun unsur-unsur pemerintahan menurut Sondang P Siagian adalah:
- Terdiri dari dua orang atau lebih
- Banyak yang harus dilakukan
- Punya tujuan
- Ketersediaan peralatan dan perlengkapan
Sondang P Siagian mengatakan keempat unsur di atas merupakan unsur mutlak dalam penyelenggaraan.
Liang Gie
Menurut The Liang Gie, unsur administrasi terdiri dari 8 unsur terkait, yaitu:
- organisasi
- Keuangan
- komunikasi
- pengelolaan
- staf
- administrasi
- Ketentuan
Fitur manajemen kantor
Sifat layanan
Pekerjaan kantor dimaksudkan untuk melayani mereka yang melaksanakan pekerjaan operasional (tugas kantor utama) dalam mencapai tujuan organisasi. Misalnya petugas perpustakaan mendata siswa yang meminjam buku dari perpustakaan.
Terbuka dan lebar
Administrasi kantor diperlukan di mana-mana dan dilakukan di semua organisasi. Artinya, pekerjaan kantor dapat dilakukan di mana saja dalam suatu organisasi. Misalnya, teknisi listrik mencatat meteran listrik untuk rumah tangga pribadi. Polisi melakukan penggerebekan dan mencatat nama-nama pelaku serta sanksi yang mereka terima.
Diterapkan oleh semua pihak dalam organisasi
Pekerjaan kantor dilakukan oleh semua orang, mulai dari manajemen puncak hingga karyawan terendah. Misalnya, seorang siswa datang ke kelas untuk mendata siswa yang mengikuti mata kuliah ekstrakurikuler yang ditawarkan.
Lihat Juga: Alight Motion Pro